Ordinamento dell’archivio storico

Gli archivi degli enti pubblici sono beni culturali: la legge impone di conservarli nella loro organicità, ordinarli e inventariarne la sezione storica. Rif. D.Lgs. 42/2004, artt. 10 e 40; vigilanza della Soprintendenza archivistica (artt. 18–19).

1. 01

   Studio del soggetto produttore

   Analisi storico-istituzionale dell’ente: competenze, funzioni ed evoluzione nel tempo (base per i record d’autorità, ISAAR(CPF)).

2. 02

   Ricognizione e censimento

   Verifica di consistenza, stato di conservazione e logistica; individuazione dei fondi e delle stratificazioni.

3. 03

   Schedatura delle unità

   Descrizione analitica di fascicoli, registri e buste: estremi cronologici, oggetto ed elementi identificativi.

4. 04

   Vincolo e ordine originario

   Ricostruzione del vincolo archivistico nel rispetto della provenienza e dell’ordine originario.

5. 05

   Ordinamento in serie

   Riordino logico e fisico: ricostruzione di serie e sottoserie e definizione della struttura gerarchica.

6. 06

   Selezione e scarto

   Proposta di scarto della documentazione priva di valore permanente, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica.

7. 07

   Inventariazione

   Descrizione multilivello dal fondo all’unità (ISAD(G)), con introduzione storico-archivistica e criteri di ordinamento.

8. 08

   Condizionamento, segnatura e topografico

   Ricollocazione in unità idonee e segnatura definitiva; redazione dell’elenco topografico che registra la collocazione fisica di ciascuna unità sulle scaffalature.

9. 09

   Restituzione dei dati

   Conferimento delle descrizioni ai sistemi nazionali (SIUSA / SAN) ed esportazione nei formati standard di interoperabilità.

10. 10

    Standard di riferimento

    Standard ICA: ISAD(G) per i complessi documentari, ISAAR(CPF) per i soggetti produttori, ISDIAH e ISDF; interoperabilità in XML EAD3 ed EAC-CPF.