Obiettivi
- Rispettare le disposizioni legislative e gli standard di qualità.
- Ottimizzare i processi di archiviazione.
- Ridurre i costi di ricerca e consultazione dei documenti.
- Ridurre i costi logistici e di personale dedicati agli archivi.
- Ottimizzare i processi relativi al lavoro d’ufficio.
Soluzioni
- Ricondurre sotto una gestione unitaria il sistema archivistico integrato dell’ente, individuando un responsabile qualificato professionalmente.
- Attuare il regolamento e le procedure di archiviazione previste dal manuale di gestione con l’attuazione della classificazione e della fascicolazione.
- Uniformare ed ottimizzare le procedure di archiviazione eventualmente già esistenti, rispetto ad un modello di gestione che consideri gli archivi corrente, di deposito e storico come una entità unica.
01
Elenco di consistenza
Fotografa l’intero archivio: informazioni, lacune e integrità delle serie archivistiche.
02
Scarto
Selezione e scarto della documentazione priva di valore amministrativo, secondo i piani di conservazione.
03
Inventario analitico
Descrizione analitica dell’archivio storico, con metadati conformi agli standard nazionali.
04
Indice topografico
Un “indirizzo” per ogni unità nei locali di deposito: localizzazione immediata dei documenti.
05
Manuale di gestione
Definisce il sistema di gestione dei documenti, informatico e analogico.
06
Formazione
Formazione sulla gestione documentale, informatica e analogica, per il personale.
07
Conversione e server
Migrazione delle basi dati e domiciliazione sicura su server.
08
Gestione dell’archivio
Scarto, riordino, condizionatura e consultazione: gestione completa dell’archivio.