Ripristino dell’archivio

Il ripristino riporta l’archivio a condizioni di ordine, sicurezza e accessibilità. È un’operazione importante perché permette di tracciare la divisione tra archivio storico (documentazione oltre l’ultimo quarantennio) e archivio di deposito e, una volta ultimata, consente di procedere a uno scarto massivo. La sua attuazione dipende però da presupposti logistici e strutturali che, se assenti o inadeguati, ne condizionano o impediscono l’avvio.

1. 01

   Scaffalature idonee

   Serve capienza sufficiente in metri lineari e strutture a norma (portata, sicurezza antincendio, distanza dalle pareti). Scaffali insufficienti, sovraccarichi o inadeguati subordinano l’intervento al loro adeguamento o integrazione.

2. 02

   Idoneità dei locali

   I depositi devono garantire condizioni ambientali stabili (umidità, temperatura), assenza di infiltrazioni e requisiti di sicurezza. Locali umidi, interrati o sottotetti non idonei condizionano o bloccano il ripristino.

3. 03

   Area calpestabile e movimentazione

   Il riordino richiede spazio libero per estrarre, smistare e ricollocare le unità. In depositi saturi manca l’area di manovra: senza uno spazio-cuscinetto non è materialmente possibile lavorare le serie.

4. 04

   Stato del materiale pregresso

   Accumuli disordinati, unità non condizionate, assenza di strumenti di corredo e documentazione da scartare rendono onerosa la fase preliminare e allungano i tempi.

5. 05

   Risorse e continuità del servizio

   L’intervento va conciliato con la disponibilità di spazi, tempi e personale e con la necessità di mantenere l’archivio accessibile; incidono inoltre le autorizzazioni allo scarto e il coordinamento con l’ente.

Ordinamento dell’archivio storico

Gli archivi degli enti pubblici sono beni culturali: la legge impone di conservarli nella loro organicità, ordinarli e inventariarne la sezione storica. Rif. D.Lgs. 42/2004, artt. 10 e 40; vigilanza della Soprintendenza archivistica (artt. 18–19).

1. 01

   Studio del soggetto produttore

   Analisi storico-istituzionale dell’ente: competenze, funzioni ed evoluzione nel tempo (base per i record d’autorità, ISAAR(CPF)).

2. 02

   Ricognizione e censimento

   Verifica di consistenza, stato di conservazione e logistica; individuazione dei fondi e delle stratificazioni.

3. 03

   Schedatura delle unità

   Descrizione analitica di fascicoli, registri e buste: estremi cronologici, oggetto ed elementi identificativi.

4. 04

   Vincolo e ordine originario

   Ricostruzione del vincolo archivistico nel rispetto della provenienza e dell’ordine originario.

5. 05

   Ordinamento in serie

   Riordino logico e fisico: ricostruzione di serie e sottoserie e definizione della struttura gerarchica.

6. 06

   Selezione e scarto

   Proposta di scarto della documentazione priva di valore permanente, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica.

7. 07

   Inventariazione

   Descrizione multilivello dal fondo all’unità (ISAD(G)), con introduzione storico-archivistica e criteri di ordinamento.

8. 08

   Condizionamento, segnatura e topografico

   Ricollocazione in unità idonee e segnatura definitiva; redazione dell’elenco topografico che registra la collocazione fisica di ciascuna unità sulle scaffalature.

9. 09

   Restituzione dei dati

   Conferimento delle descrizioni ai sistemi nazionali (SIUSA / SAN) ed esportazione nei formati standard di interoperabilità.

10. 10

    Standard di riferimento

    Standard ICA: ISAD(G) per i complessi documentari, ISAAR(CPF) per i soggetti produttori, ISDIAH e ISDF; interoperabilità in XML EAD3 ed EAC-CPF.

Censimento analitico dell’archivio di deposito

L’archivio di deposito conserva la documentazione non più corrente ma non ancora destinata all’archivio storico o allo scarto. Il censimento analitico ne rileva, unità per unità, consistenza, estremi cronologici e stato di conservazione, a supporto di selezione e versamento. Ne è esito l’elenco di consistenza analitico. Rif. DPR 445/2000; vigilanza della Soprintendenza archivistica (D.Lgs. 42/2004).

1. 01

   Ambito e finalità

   Definizione del perimetro dell’archivio di deposito e degli obiettivi: ricognizione analitica a supporto di selezione, scarto e versamento allo storico.

2. 02

   Recupero degli strumenti di corredo

   Reperimento degli inventari ed elenchi già consegnati all’ente: restituiscono il quadro d’insieme e danno al censimento una forma più nitida della struttura dell’intero archivio.

3. 03

   Titolario e classificazione

   Riconduzione della documentazione al titolario dell’ente e verifica della classificazione attribuita.

4. 04

   Sopralluogo nei depositi

   Ricognizione fisica dei locali, delle scaffalature e della disposizione del materiale sugli scaffali.

5. 05

   Schedatura analitica delle unità

   Descrizione unità per unità (fascicoli, registri, buste): oggetto/titolo ed elementi identificativi.

6. 06

   Consistenza ed estremi cronologici

   Quantificazione di ciascuna partizione (numero di unità e metri lineari) e rilevazione della data iniziale e finale.

7. 07

   Stato di conservazione

   Rilevazione di danni, umidità, polveri e infestazioni; definizione delle priorità di intervento.

8. 08

   Elenco di consistenza analitico

   Redazione dell’elenco per unità: classificazione, oggetto, consistenza, estremi cronologici e collocazione.

9. 09

   Selezione, scarto e versamento

   Individuazione della documentazione da scartare (previa autorizzazione) e di quella da versare all’archivio storico, secondo il massimario.

10. 10

    Standard di riferimento

    Descrizione secondo ISAD(G), con la granularità propria dell’archivio di deposito; raccordo con i sistemi nazionali SIUSA / SAN.

Scarto archivistico

Lo scarto è la selezione ed eliminazione della documentazione priva di valore per la conservazione permanente. Per gli enti pubblici è sempre subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica e si fonda sul massimario di selezione (D.Lgs. 42/2004, art. 21).

1. 01

   Individuazione della documentazione

   Scarto massivo: per serie omogenee, secondo le categorie e i termini del massimario, senza esame della singola unità. Scarto analitico: esame unità per unità, per documentazione eterogenea, disordinata o di potenziale interesse.

2. 02

   Elenco di scarto

   Redazione dell’elenco del materiale proposto per l’eliminazione: denominazione delle partizioni, estremi cronologici, consistenza e motivazione dello scarto.

3. 03

   Autorizzazione della Soprintendenza

   Invio dell’elenco alla Soprintendenza archivistica, che lo esamina e rilascia il nullaosta. Senza autorizzazione lo scarto non può essere eseguito.

4. 04

   Smaltimento a cura di ditta specializzata

   Ottenuta l’autorizzazione, il materiale è affidato a una ditta per il ritiro e la distruzione (macero o distruzione certificata), con garanzia di riservatezza dei dati.

5. 05

   Verbale e conservazione degli atti

   Acquisizione del verbale di avvenuta distruzione e conservazione agli atti dell’elenco e dell’autorizzazione; aggiornamento degli strumenti di corredo.