Censimento analitico dell’archivio di deposito
L’archivio di deposito conserva la documentazione non più corrente ma non ancora destinata all’archivio storico o allo scarto. Il censimento analitico ne rileva, unità per unità, consistenza, estremi cronologici e stato di conservazione, a supporto di selezione e versamento. Ne è esito l’elenco di consistenza analitico. Rif. DPR 445/2000; vigilanza della Soprintendenza archivistica (D.Lgs. 42/2004).
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Ambito e finalità
Definizione del perimetro dell’archivio di deposito e degli obiettivi: ricognizione analitica a supporto di selezione, scarto e versamento allo storico.
- 02
Recupero degli strumenti di corredo
Reperimento degli inventari ed elenchi già consegnati all’ente: restituiscono il quadro d’insieme e danno al censimento una forma più nitida della struttura dell’intero archivio.
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Titolario e classificazione
Riconduzione della documentazione al titolario dell’ente e verifica della classificazione attribuita.
- 04
Sopralluogo nei depositi
Ricognizione fisica dei locali, delle scaffalature e della disposizione del materiale sugli scaffali.
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Schedatura analitica delle unità
Descrizione unità per unità (fascicoli, registri, buste): oggetto/titolo ed elementi identificativi.
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Consistenza ed estremi cronologici
Quantificazione di ciascuna partizione (numero di unità e metri lineari) e rilevazione della data iniziale e finale.
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Stato di conservazione
Rilevazione di danni, umidità, polveri e infestazioni; definizione delle priorità di intervento.
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Elenco di consistenza analitico
Redazione dell’elenco per unità: classificazione, oggetto, consistenza, estremi cronologici e collocazione.
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Selezione, scarto e versamento
Individuazione della documentazione da scartare (previa autorizzazione) e di quella da versare all’archivio storico, secondo il massimario.
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Standard di riferimento
Descrizione secondo ISAD(G), con la granularità propria dell’archivio di deposito; raccordo con i sistemi nazionali SIUSA / SAN.
