Scarto archivistico

Lo scarto è la selezione ed eliminazione della documentazione priva di valore per la conservazione permanente. Per gli enti pubblici è sempre subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica e si fonda sul massimario di selezione (D.Lgs. 42/2004, art. 21).

1. 01

   Individuazione della documentazione

   Scarto massivo: per serie omogenee, secondo le categorie e i termini del massimario, senza esame della singola unità. Scarto analitico: esame unità per unità, per documentazione eterogenea, disordinata o di potenziale interesse.

2. 02

   Elenco di scarto

   Redazione dell’elenco del materiale proposto per l’eliminazione: denominazione delle partizioni, estremi cronologici, consistenza e motivazione dello scarto.

3. 03

   Autorizzazione della Soprintendenza

   Invio dell’elenco alla Soprintendenza archivistica, che lo esamina e rilascia il nullaosta. Senza autorizzazione lo scarto non può essere eseguito.

4. 04

   Smaltimento a cura di ditta specializzata

   Ottenuta l’autorizzazione, il materiale è affidato a una ditta per il ritiro e la distruzione (macero o distruzione certificata), con garanzia di riservatezza dei dati.

5. 05

   Verbale e conservazione degli atti

   Acquisizione del verbale di avvenuta distruzione e conservazione agli atti dell’elenco e dell’autorizzazione; aggiornamento degli strumenti di corredo.