Obiettivi
Rispettare le disposizioni legislative e gli standard di qualità.
Ottimizzare i processi di archiviazione.
Ridurre i costi di ricerca e consultazione dei documenti.
Ridurre i costi logistici e di personale dedicati agli archivi.
Ottimizzare i processi relativi al lavoro d’ufficio.
Soluzioni
Ricondurre sotto una gestione unitaria il sistema archivistico integrato dell’ente, individuando un responsabile qualificato professionalmente;
Attuare il regolamento e le procedure di archiviazione previste dal manuale di gestione con l’attuazione della classificazione e della fascicolazione;
Uniformare ed ottimizzare le procedure di archiviazione eventualmente già esistenti, rispetto ad un modello di gestione che consideri gli archivi corrente, di deposito e storico come una entità unica.
01.
Elenco di consistenza
Lo strumento che permette di mettere in chiaro tutte le informazioni dell’archivio, verificare lacune e integrità delle serie archivistiche. Permette, attraverso opportune verifiche incrociate con la documentazione depositata negli uffici, di poter selezionare la documentazione che è possibile avviare allo scarto con la massima efficacie e senza produrre errori irreparabili. Attraverso questa pima analisi è possibile capire come gli uffici hanno lavorato nel corso del tempo e correggere alcune abitudini sbagliate.
02.
Scarto
La selezione della documentazione per lo scarto permette, secondo i piani di conservazione previsti e con apposito verbale, di mandare al macero o distruggere tutti i fascicoli e registri privi di valore e utilità amministrativa dell’archivio di deposito. Lo scarto va inteso come un’operazione che – oltre a produrre spazio in archivio – valorizza l’archivio stesso in quanto inteso come momento qualificante per la conservazione delle fonti.
03.
Inventario analitico dell’archivio storico
Questo strumento descrive, analiticamente la documentazione dell’archivio oltre l’ultimo quarantennio. I metadati descrittivi devono seguire standard per essere aggregate a basi dati e portali a livello nazionale. L’inventario, una volta completate le operazioni di riordino, consente di avere la piena comprensione del fondo archivistico, completato da introduzioni sul soggetto produttore, sul soggetto conservatore e da descrizioni storiche ed archivistiche dei singoli complessi archivistici in cui il fondo si ramifica.
04.
Indice topografico
Ad ogni singolo impianto presente nei locali del deposito viene attribuito un indirizzo univoco di collocazione del pezzo (si indicano il deposito o i depositi, gli scaffali e gli armadi e i singoli ripiani attraverso una stringa numerica e un’apposita planimetria). Questo permette, nella ricerca del pezzo, di identificare facilmente dove trovarlo.
05.
Manuale di gestione documentale
Il manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
06.
Formazione
La formazione che possiamo garantire sulal gestione documentale informatica e analogica, è fatta non solo di lezioni frontali, ma anche di laboratori nei singoli uffici per verificare la corretta gestione dei procedimenti e la fascicolazione.
07.
Conversione dei dati e domiciliazione su server
La base dati ottenuta dalla schedatura e descrizione degli archivi (sia a livello di archivio storico, sia al livello di lelenco di consistenza, può essere domiciliata gratuitamente sul nostro server con accesso riservato, per poter sempre essere consultata.
08.
Gestione dell’archivio
Tutte le operazioni di gestione dell’archivio, scarto, riordino, condizionatura e collocazione del materiale possono essere svolte su base annuale o pluriennale.